Préparer, organiser et animer son stand sur un salon ou un festival.

Vous exposez votre entreprise, votre association ou votre marque sur un stand lors d’un événement professionnel et vous ne savez pas comment vous mettre en valeur ? Voici quelques astuces et conseils qui vous aideront à améliorer votre visibilité et vos retours post-événement. Comme pour un jardin il vous faudra préparer votre terrain, semer les graines et récolter le fruit de votre investissement.

La préparation du terrain : salon, festival ou la foire

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Quel est le but d’un stand ?

La raison principale d’avoir un stand sur un événement professionnel est d’apporter une information et de renseigner les visiteurs. Un visiteur doit repartir de votre stand en ayant une compréhension approfondie de votre activité. C’est l’occasion d’apporter des informations qui ne figurent pas sur votre site internet, des explications sur qui vous êtes et quelle est votre démarche.

Les salons et festivals vous permettent de montrer comment vous avez conçu, de manière créative, une solution qui répond aux besoins du public. Lorsque quelqu’un sort de votre stand vous devez avoir répondu à ces questions :

  • Qui êtes-vous ?
  • Que faites-vous ?
  • Comment le faites-vous ?

 

Les objectifs

N’ayez pas peur de vous fixer un objectif pour donner un sens à votre investissement. Il peut porter sur :

  • Développer son image
  • Trouver des partenaires, des financeurs, des clients ou toutes autres personnes dont vous aurez besoin
  • Récolter des données ou des informations
  • Vendre un produit ou un service

Définissez en amont qu’est ce qui pour vous, ferez de cet événement une réussite.

 

La gestion logistique

Une fois votre inscription validée auprès de l’organisateur vous pouvez commencer votre organisation.

  •  Badges et tickets

Pour accéder au salon il vous faut un badge ou un ticket d’entrée. Selon les conditions d’organisation vous pouvez retirer votre badge directement à votre arrivée sur les lieux ou  alors ils vous seront envoyés par la poste ou par mail à la signature du dossier d’inscription. Vérifier au près de l’organisation quels sont les modalités afin de vous éviter des mauvaises surprises à votre arrivée !

Etant donné que l’installation des stands se fait quelques jours avant l’ouverture au public, vérifiez que le badge remis vous permet un accès sur le site sur toute la période de votre présence. Il se peut que ce soit des badges différents.

  • L’hébergement

Les hébergements proche du salon sont souvent complet quelques semaines avant le jour J. Réservez votre hôtel à l’avance ! Certains événements établissent des partenariats avec des hébergeurs, demandez à l’organisation s’ils ont des réductions ou des avantages avec certains hôtels. La plupart du temps vous pouvez trouver ces informations sur le site internet ou dans les documents envoyés-post inscription.

  • Le transport

Avez-vous regardé l’accessibilité aux salons ? Quel trajet devrez-vous faire de votre hôtel jusqu’au salon ? Par quel moyen de transport ?

Vous pouvez regarder les tarifs, les horaires et les disponibilités des taxis, des loueurs de voiture et des transports en commun pour vous éviter une perte de temps une fois sur place.

Si vous avez votre propre voiture, regardez les parkings à proximité ainsi que le coût. L’organisation à peut-être prévu un parking exposant, renseignez-vous.

 

Les règles de base

Lisez attentivement les documents envoyés par l’organisation concernant le déroulé des journées et de l’installation. Nombre de réponses à vos questions y sont inscrites !

Il vous faut connaître les détails d’organisation telle que les horaires d’ouverture et de fermeture, le parking, le montage et démontage des stands, les autorisations et restrictions ainsi que toutes les informations liées à l’organisation générale pour vous éviter de courir après les réponses le jour J.

Préparez-vous une pochette avec tous les documents liés à votre participation au salon, ce qui peut vous aider à résoudre quelques situations compliquées.

 

Préparez votre to do list

Notez tout ce dont vous avez besoin en matériel pour le bon déroulement de votre stand, inscrivez tout ce que vous devez régler administrativement ainsi que les dates d’échéances et les contacts nécessaires.  Faites-vous un document pour le suivi des étapes.

Si vous présentez un produit, pensez à lister les articles dont vous aurez besoins sur place avec leurs quantités, cela vous permettra de vous avancer dans la préparation de votre stand.

 

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La trousse de survie

Pour vous éviter quelques ennuis prévoyez quelques outils indispensables en cas de petit pépin technique :

  • Du papier (ayez toujours de quoi écrire sous la main)
  • Des stylos
  • De la ficelle
  • Du scotch (pour un rafistolage de dernière minute)
  • Un tournevis (ça sert toujours 😉 )
  • Un cutter ou des ciseaux (pour que rien ne dépasse)
  • Une agrafeuse (les documents ne seront pas éparpillés)
  • Des trombones
  • Des pinces (pour maintenir une décoration)
  • Des cartes de visites (toujours en avoir sur soi)

 

La décoration du stand

L’ambiance donné par votre décoration contribue à votre image et incite (ou non) les visiteurs à s’arrêter sur votre stand. Chacun son style, chacun ces habitudes, chacun ces matériaux et ces envies du temps que votre stand vous reflète ! Vérifiez au près des organisateurs s’il existe des réglementations concernant la tenu du stand et la dimension de vos décorations. Vous pouvez utiliser des affiches, des textiles, des meubles et tout ce qui vous plaira. Si vous n’avez pas le temps, ni l’envie et ni la créativité souhaitée pour la réalisation de la décoration, vous pouvez faire appel à un professionnel !

 

On sème les graines avec la communication

Assurez-vous que les messages diffusés sur votre présence correspondent bien à ce que vous souhaitez véhiculer avec des éléments essentiels.

Sur le stand la communication doit être claire, visible et simple. Vous pouvez utiliser des outils visuels ou vidéo qui vous permettront d’apporter un contenu narratif et efficace sur l’histoire de votre entreprise ou association.

Prévoyez un espace avec vos brochures, des prospectus des réductions et cartes de visite à disposition des visiteurs.

Les salons, les foires ou les festivals auxquels vous participez offrent des opportunités de publicité comme dans les magazines et guides, les banderoles sur le lieu ou encore le sponsoring. Selon votre politique de communication certaines de ces opportunités peuvent être pertinentes pour accroitre votre visibilité auprès des visiteurs et des autres exposants et ainsi contribuer à votre succès.

N’oubliez pas d’envoyer un mailing un mois avant l’événement à vos contacts et d’informer vos partenaires, fournisseurs et prospect de votre présence sur l’événement pour qu’ils puissent prévoir une visite sur votre stand !

C’est l’occasion de tester vos produits ou services, d’avoir un retour direct sur les impressions du public. Pour le lancement d’un nouveau produit vous pouvez prévoir un kit de presse avec un DVD, un livret, une clé USB ou tout autre support pour présenter votre activité aux journalistes présents.

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L’animation du stand

C’est l’un des meilleurs moyens de communication quand il est participatif. Il marque les esprits et apporte du concret à vos arguments. N’attendez pas les visiteurs derrière votre table, baladez-vous, engager la discussion et soyez à l’écoute. La démonstration de produit attire par le mouvement sur le stand et permet de vanter les mérites du produit mais laisser les visiteurs essayer par eux-mêmes le produit c’est encore mieux. En laissant à disposition des visiteurs vos produits sur le stand, une dynamique va se créer, attirer les curieux et rendre l’échange plus sincère et plus concret. Le public a besoin d’interaction avec vous !

Si votre activité est basée sur le service, vous pouvez mettre en place des animations et des ateliers découvertes sur votre stand. Le point important c’est de faire vivre votre stand et de le rendre attractif.

 

Ne soyez pas une mauvaise graine

Quelques conseils pour éviter une mauvaise attitude :

  • Ne laisser pas un stand vide sans accueil (sauf cas exceptionnel pour manger et aller au petit coin)
  • Prévoyez des animations, de l’interaction avec vos visiteurs
  • N’accrochez pas les visiteurs devant le stand, c’est une attitude qui effrayera le public et ils n’oseront plus repasser par votre stand.
  • Soignez votre stand, ne laisser pas apparaitre des cartons ou des boites de rangements, ne pausez pas vos produits en vrac.

 

La récolte

Toutes les informations et tous les contacts que vous aurez sur l’événement sont bons à prendre, même essentiel, aujourd’hui sur un salon le réseau est le nerf de la guerre ! Soyez organisé et préparez-vous un document pour récolter tous les contacts des visiteurs, les cartes de visites et brochures intéressantes que vous pourrez trouver sur les stands.

Chaque contact, chaque discussion et chaque personne que vous allez rencontrer peuvent déboucher sur un projet ou une opportunité encore insoupçonnée Structurer le document avec les informations principales : nom du contact, téléphone, mail, association ou entreprise, adresse et un espace commentaire pour retranscrire une impression ou un commentaire lié à l’échange puisque quelques jours après l’événement vous ne pourrez pas vous souvenir de tous les détails de vos échanges. Anticiper la suite et notez qui doit contacter qui et avec quelles informations à diffuser.

 

L’après événement

Vous n’avez pas eu de retour dans les mois qui suivent votre événement ? C’est probablement que vous n’avez pas assuré un suivi de vos contacts. L’effervescence d’un salon ou d’un festival retombe dans les jours qui suivent, si vous avez eu ne serais ce qu’un contact intéressant avec lequel vous pouvez envisager une suite n’attendez pas ! Contactez-les dans les 3 jours qui suivent le salon, passé une semaine ce sera trop tard.

Vous avez, normalement, conçu un dossier avec tous les documents et contacts pris sur le salon. Organisez vos contacts par ordre de priorité, entre ceux qui nécessitent un suivi personnalisé et ceux qui auront un rôle secondaire avec un suivi moins personnalisé.

La clé du succès est la rapidité, rappelez des éléments de conversation (que vous avez préalablement noté sur votre document lors du salon) pour montrer votre professionnalisme et votre réactivité.

N’hésitez pas à vous servir de l’image et de la notoriété du salon ou du Festival pour continuer à communiquer après l’événement

 Retrouvez les événements de l’agence Atipik Fanny sur www.atipikfanny.com

Bel événement ! Atipik’ment vôtre 🙂

Vous souhaitez organiser un événement, avoir des conseils, créer un site internet pour votre événement ou vous avez besoins d’outils pour l’organisation d’un événement ? Contactez nous !

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