Comment organiser un événement en toute sécurité ?

Quand vous préparez une manifestation, et ce peu importe son ampleur, vous vous devez de garantir la sécurité de toutes les personnes qui y participeront ! Voici quelques éléments qui vous permettront de comprendre.

L’ORGANISATEUR EST LE RESPONSABLE !

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En tant qu’organisateur d’un événement, vous êtes responsable de la sécurité des individus qui y assisteront. Il vous appartient donc d’appliquer l’ensemble des moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur. Il s’agira donc de respecter les obligations légales (règles de sécurité, d’hygiène, respect de l’heure de fermeture, de la capacité légale d’accueil, des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre des entrées…), mais pas seulement : être responsable, c’est également s’assurer que tout a été mis en œuvre pour limiter au maximum les risques.

Si on envisage le pire, la responsabilité civile et pénale de l’organisateur peut être mise en cause en cas de problème : une personne qui se blesse, un incendie ou un dégât quelconque… Il est donc indispensable de se prémunir d’une assurance et, pour commencer, de connaître les différentes obligations qui vous incombent.

 

L’ASSURANCE

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C’est bien sûr la première exigence que vous ayez en tant que responsable d’un événement. Vous pourrez avoir pensé à  tout, vous ne serez jamais totalement à l’abri d’un grave imprévu. On ne le répétera jamais assez, mais tout arrive, il vaut mieux  anticiper et ce couvrir.

Souscrire une assurance n’est pas une tâche à prendre à la légère, dans certains cas cela conditionne même la survie de votre association. De plus, il ne suffit pas de souscrire à une assurance, ou de la renouveler, en début d’année pour ne plus s’en soucier ensuite : selon les événements que vous organisez, il se peut que vous deviez prendre une assurance complémentaire, en fonction du nombre de personnes attendues, du type de spectacle, et de façon générale de chaque caractéristique de votre projet. L’ampleur de celui-ci est une donnée importante, mais pas essentielle : il est tout aussi primordial de vous assurer si vous organisez un débat rassemblant trente personnes que si vous gérez un festival de dix mille personnes.

Il y a globalement deux dimensions importantes à prendre en compte pour l’assurance de votre événement : la dimension humaine et la dimension matérielle. Vous devrez donc d’une part faire attention à ce que votre assurance couvre bien toutes les personnes impliquées le jour J : le public bien sûr, votre équipe, les services de sécurité et de secours s’il y en a, ou encore les intervenants (artistes ou autres). D’autre part, pensez à couvrir également le lieu occupé et le matériel présent sur le site de l’événement.

Si votre événement ce déroule en extérieur vous pouvez souscrire à une assurance intempérie mais attention aux conditions ! L’assurance ne couvre pas les frais de dédommagement en cas de pluie…

 

LA QUESTION DU LIEU

La classification liée aux ERP

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Qu’est-ce que les ERP ?

Les établissements recevant du public (ERP) sont définis par le Code de la construction et de l’habitation (CCH) comme « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non ». D’un point de vue réglementaire, il est généralement admis qu’un ERP existe dès lors que le seuil de la 20e personne est atteint.

Les ERP sont classés par type et par catégorie. Trois grandes catégories peuvent être retenues : les établissements spéciaux de plein air (PA) ; les chapiteaux, tentes et structures (CTS) ; les salles de conférence, de réunion, de spectacle ou à usage multiple (L). Quant aux catégories, elles sont au nombre de cinq et sont définies en fonction du seuil maximal de personnes pouvant être accueillies.

1e catégorie : au-dessus de 1500 personnes ;

2e catégorie : de 701 à 1500 personnes ;

3e catégorie : de 301 à 700 personnes ;

4e catégorie : 300 personnes et en dessous, à l’exception des établissements compris dans la 5e catégorie.

5e catégorie : pour un ERP de type L, et une exploitation en tant que salle de spectacles, l’établissement est de 5e catégorie en dessous du seuil de 50 personnes, ou 20 personnes pour un sous-sol ; pour un ERP de type PA, l’établissement est de 5e catégorie en dessous du seuil de 300 personnes.

En intérieur : réglementation de sécurité liée aux ERP

Dès lors que vous organisez une manifestation en intérieur, vous vous trouvez vraisemblablement dans le cas d’un ERP et la réglementation qui s’applique alors en matière de sécurité relève de deux documents centraux : le Code de la construction et de l’habitation et le Règlement de sécurité.

Pas besoin de les connaître sur le bout des doigts, car c’est au propriétaire du lieu qu’il revient de respecter les règles en vigueur, mais vous devez au moins être en mesure de savoir où trouver des éléments d’information sur ces obligations.

Retrouvez ces informations et la réglementation sur le site Legifrance.

En extérieur

Dès lors que votre manifestation est « fixe » et délimitée par une enceinte, vous vous trouvez vraisemblablement dans le cas d’un ERP, et donc dans la même configuration que précédemment. En revanche, dans le cas d’une déambulation, il n’y a généralement pas d’ERP caractérisé et donc aucune réglementation obligatoire. Les mêmes règles de base devront être appliquées.

 

SÉCURITÉ ÉLECTRIQUE ET PRÉVENTION INCENDIE

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Assurer la sécurité des installations électriques

Dès lors que votre événement comporte la mise en place d’une installation électrique, vous serez de fait confronté à plusieurs risques, allant du déclenchement d’un incendie à l’électrisation ou l’électrocution d’une personne.

Si vous êtes dans le cas d’une installation provisoire, celle-ci doit normalement être vérifiée et avalisée par un organisme de contrôle agréé. Dans le cas d’une installation permanente, le contrôle est censé être fait chaque année par le propriétaire du lieu.

 Se prémunir contre les risques d’incendie

La prévention incendie est une chose que vous devez avoir à l’esprit à toutes les étapes du déroulement de votre événement, en pensant notamment aux matériaux présents et à leur risque de réaction au feu. Si vous êtes dans le cas d’un ERP, le Code de la construction et de l’habitation impose la présence d’extincteurs dans les locaux, voire celle d’un service de sécurité incendie. Pensez donc simplement à vérifier cela avec le propriétaire du lieu.

Bien entendu, si vous prévoyez d’utiliser des feux d’artifices ou de monter des animations impliquant des flammes, le lieu de votre manifestation devra faire l’objet d’une visite obligatoire de la commission de sécurité si vous êtes dans le cas d’un ERP de type CTS.

 

L’ACCESSIBILITÉ

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La manière avec laquelle les déplacements et les accès sont pensés sur le lieu d’un événement est primordiale : chaque axe de passage est un lieu potentiellement à problèmes, il faut donc considérer très sérieusement tous les accès, s’assurer de la présence des sorties de secours, des rampes d’accès et du dimensionnement correct des passages : www.securite-spectacle.org/definition-des-unites-de-passage-en-interieur.html. L’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite est également à prendre en compte. Si la loi implique que les ERP aient mis en place des dispositifs, pensez-y également dans le cas d’une occupation d’un lieu de manière temporaire.

 

LES DIFFÉRENTS ACTEURS DE LA SÉCURITÉ D’UN ÉVÉNEMENT

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L’équipe de secours

En cas de rassemblement de plus de 1500 personnes, vous devez obligatoirement prévoir la mise en place d’un dispositif prévisionnel de secours (DPS), avec un poste de secours assuré par une association agréée sécurité civile (Croix-Rouge ou Protection civile par exemple). Vous trouverez généralement la liste de ces associations sur le site de la Préfecture de votre département.

Dans le cas d’un événement rassemblant moins de 1500 personnes, rien ne vous empêche d’anticiper également . En revanche, si vous faites le choix de ne pas avoir d’équipe de secours en tant que telle, le minimum est d’avoir identifié parmi vos bénévoles celles et ceux qui ont suivi une formation premiers secours pour qu’ils et elles puissent agir en cas de problème le jour J. N’oubliez pas de préparer également la liste des contacts à prévenir en cas d’incident.

L’équipe de sécurité et la gestion de conflits

La mise en place du plan Vigipirate peut impliquer de prendre un certains nombres de dispositions en terme de sécurité lors de l’organisation de votre événement. Pour les connaître, vous pouvez vous renseigner auprès de la préfecture de police de votre territoire, de la gendarmerie ou de la mairie. Pensez à anticiper ce point car cela peut représenter une partie du budget de votre événement.

La gestion de conflits est un élément clé de la bonne tenue de votre événement. Votre manière de gérer cet aspect doit découler principalement du type d’événement mis en place et du nombre de personnes attendues. Si vous programmez un débat ou une conférence, il est évident que prévoir des vigiles n’est pas forcément utile… Par contre, dans le cas où vous travaillez à l’organisation d’un concert, d’un festival ou si votre débat risque fort d’être polémique, il peut être bienvenu de mobiliser une équipe dédiée à la sécurité du public.

Deux choix s’offrent à vous : soit vous engagez des professionnels, soit vous confiez cette mission à une partie de vos bénévoles. Quel que soit le choix que vous faites, sachez que chaque option a ses avantages et ses inconvénients.

L’équipe d’organisation

Elle a elle aussi un rôle à jouer en tant que « maître de cérémonie » de l’événement. Répartition des tâches, conduite à tenir en cas de problème, brief des équipes… Autant d’éléments indispensables qu’il vous faudra leur communiquer.

Enfin, n’hésitez pas à vous rapprocher des organismes compétents si vous avez un doute sur quelque aspect que ce soit de la sécurité. Il est évident que vous ne pouvez pas tout maîtriser, alors autant vous appuyer sur ceux qui ont les compétences et l’expertise nécessaire pour vous conseiller ! www.atipikfanny.com

 

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