Communication événementielle, l’art du briefing

Le facteur absolu de réussite d’un événement : établir des objectifs et des besoins de communication.

Séminaires, congrès, soirées… Budget, originalité, contraintes techniques, choix des prestataires, les facteurs de réussite peuvent être multiples. Il est important de se poser une question: pourquoi dois-je réaliser un événementiel?” Simple, mais efficace!

Terminé les événements « to much » et extravagant ayant pour but d’impressionner tout le monde. L’heure est à la communication responsable. L’objectif ultime étant : donner un sens à son événementiel, quel que soit le montant du budget. Cela passe obligatoirement par une bonne phase de réflexion en amont. En d’autres termes, si vous êtes incapable de déterminer précisément les raisons pour lesquelles organiser un événement de communication c’est inutile.

Trop souvent, les annonceurs organisent un événement par habitude, les services de communication vont continuer à l’organiser, presque mécaniquement, sans se demander comment l’événement est perçu par les participants, et s’il ne serait pas judicieux de changer un peu les habitudes et d’insuffler à l’événement du sens.

Il faut encore déterminer le choix des agences et prestataires avec lesquels il conviendra de travailler. Pourquoi ? Simplement parce que selon le type d’événement attendu, toutes les agences ne se valent pas.

De même, si votre communication interne passe avant tout par la réalisation régulière de séminaires, mieux vaut opter pour une agence qui, au-delà de l’organisation “classique” de l’événement (recherche de lieux, location de salles de conférences et du matériel , etc…), aura la réflexion suffisante pour le faire passer d’un moment très simple à un moment beaucoup plus ludique. Il n’y a pas de petits ou de gros événements, un événement reste un événement.

Définissez quelles sont les raisons qui motivent votre société à organiser cet événement et quel message elle souhaite faire passer à ses convives.

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Prévoir l’imprévisible

 

D’autant que la production et la mise en œuvre d’un événement de communication s’improvisent rarement. Au-delà de la créativité et du carnet d’adresses qu’elle apporte, l’agence événementielle est aussi, et surtout, la responsable de la bonne exécution de l’ensemble des prestations voulues, et elle doit s’assurer que le cahier des charges sera respecté à la lettre. “La communication événementielle est l’un des rares secteurs dans lesquels le risque humain existe. Toute la gestion du matériel et du personnel nécessite de l’expertise et de l’expérience”.

Car avoir la créativité nécessaire, c’est bien, et elle peut parfaitement être l’œuvre de vos collaborateurs en interne. Mais pour mettre en œuvre son projet il faut en maîtriser les risques.

Petits budgets, grands effets

 

Une opération de communication événementielle a un coût.

Les entreprises ayant considérablement réduit leurs budgets, les agences ont donc pour mission de faire de chaque événement un moment unique pour une somme de plus en plus modique. Or, contrairement aux idées reçues, la somme investie ne garantit pas nécessairement la qualité d’un événementiel.

La qualité d’un événement est souvent dans l’intérêt donnée aux détails, dans le petit plus qui va faire la différence. En d’autres termes, dès lors que l’on sait ce que l’on veut vraiment faire de son opération de communication événementielle, pour répondre à quels besoins et pour s’adresser à quelles cibles, c’est déjà les clés d’un événement réussi !

 

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