Comment rédiger un dossier de partenariat / sponsor ?

Avant de rédiger un dossier de partenariat ou de sponsoring il vous faut prendre la mesure de l’engagement. Il est confortable de demander un financement qui allégera vos frais de projet mais n’oubliez pas que vous vous devez de respecter vos engagements auprès de l’entreprise qui vous offre une aide. Le bénéfice doit être réciproque !

 

En quoi consiste un dossier de partenariat ?

C’est le moyen de présenter votre projet à une entreprise qui peut vous apporter une aide financière, de service ou en nature. Le dossier doit être succinct mais complet, il doit donner confiance et surtout donner envie de vous rencontrer. Gardez à l’esprit que les entreprises reçoivent des centaines de dossiers par mois !

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Alors comment rédiger efficacement un dossier de sponsoring ?

5 points à retenir :

            1 – Précision et Clarté

Votre dossier sera refusé à cause de ces deux critères ! C’est le moment de faire preuve de professionnalisme et de montrer que vous pouvez être clair et concis. Adaptez votre langage à celui des entrepreneurs, c’est-à-dire, parlez leur avec des chiffres et en durée. C’est tout de suite plus clair et plus précis pour eux. Ils sauront s’ils ont un véritable intérêt à suivre votre projet.

            2 – Motivation

Mettez en avant vos motivations pour prouver à votre lecteur que votre projet ne va tomber à l’eau. Montrez lui que vous croyez en vous et en votre capacité d’amener votre projet jusqu’au bout. Soyez motivé et sûr de vous !

           3 – Personnalisation

Chaque entreprise à des attentes différentes, vous devez adapter votre dossier le plus largement possible tout en le personnalisant pour que chacun se sente concerné et intéressé. Vous devez mettre en avant la valeur ajoutée que vous pouvez apporter à l’entreprise, soyez force de proposition dans l’échange, qui doit être équilibré.

           4 – Attrayant

Mettez vous à la place  de celui qui lira votre dossier, si vous n’avez pas le temps de regarder tous les dossiers quel est le détail qui fera que l’on s’arrête sur VOTRE dossier ? Une belle mise en page est importante, privilégiez la qualité plutôt que la quantité. Soignez la tournure des phrases, des fautes, soyez original !

           5 – Réaliste

Il est important d’avoir la notion du réalisme pour s’assurer que les objectifs peuvent être atteints et que les entreprises sélectionnées correspondent aux valeurs de votre événement. Soyez cohérent et honnête dans la réalisation de votre projet.

 

Comment présenter le dossier de partenariat ?

Il doit contenir au minimum 5 pages, vous pouvez rajouter des annexes pour la crédibilité. Pensez à faire un sommaire et un résumé sur une page si celui-ci contient plus de 5 pages. Gardez en tête les points précédents dans l’élaboration de votre dossier.

 

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Comment structurer le dossier de partenariat ?

La couverture : doit mentionner le titre du projet et un sous titre explicatif si nécessaire, vous pouvez y mettre le logo de l’association, les dates et les lieux de l’événement puis les noms et coordonnées des responsables.

Chaque partie doit tenir sur une page, donc si vous suivez bien nous aurons 5 parties !

  • Présentation du responsable de projet, vous pouvez inclure les expériences pour ajouter de la fiabilité, présentation de l’association et des parrains de l’événement. N’hésitez pas à mentionner les projets déjà réalisés pour apporter de la crédibilité.
  • Présentation du projet : Son histoire et ses origines, les objectifs, la description et les informations pratiques sur la date, le lieu, la durée… Vous pouvez rajouter un paragraphe sur le développement du projet à long terme, les perspectives d’avenir.
  • Le public et la campagne de promotion : Description de la campagne de communication et de diffusion, ajoutez les détails (affiches, flyers, spots…) et la quantité (nombre d’exemplaire, durée des spots…) puis la cible visée

 

  • Le budget : Il n’est pas nécessaire de mettre les détails du budget mais simplement de montrer comment le projet est financé (recette propres, mécénat recherché…) et quels sont les postes à financer (salaires, frais du projet…)

 

  • Les avantages du partenaire : C’est la partie importante pour les entreprises puisque c’est sur cette page qu’ils vont y trouver leur intérêt. Vous devez donc être clair et attrayant. Les propositions doivent être adaptables à tous car leurs fonctionnements sont différents d’une entreprise à l’autre. Il vous faut donc envisager plusieurs formules, pour un partenaire exclusif mais aussi pour les différents sponsors possibles, financier, de service ou en nature.

 

Les annexes seront placées en fin de dossier (catalogues, revue de presse, programme, photos…)

La dernière page

Vous pouvez éventuellement rajouter un page pour remercier le lecteur de son attention et rappeler les contacts qui se trouvent sur la page de couverture et le tour est joué !

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Quels sont les différents types de partenariats ?

Partenaire exclusif

Il prend en charge la totalité ou une partie conséquente du financement de votre projet. Il peut être envisagé de l’impliquer dans les décisions lié au projet.

Partenaire ponctuel / Sponsor

Des retombés adaptés à la hauteur de son investissement, qui peut être mis en place sous forme de pack ou de formules ajustable à plusieurs budgets.

Partenaire de Service / Nature

Un échange peut être envisagé par rapport aux matériaux nécessaires, à l’hébergement, l’assurance ou encore le transport.

 

Quels sont les échanges possibles ?

La visibilité

Le logo de l’entreprise peut être affiché sur tous les supports de communication telle que les affiches, les flyers, le site internet, le programme, le catalogue et toutes autres publications. N’oubliez pas de préciser à chaque fois le nombre d’exemplaire.

Le logo visible sur les annonces publicitaire à la radio, à la télé ou sur internet.

Une invitation sur une conférence de presse est envisageable ainsi que la mention du nom dans les communiqués de presse et dossier de presse.

Lors de l’inauguration un temps de parole peut être octroyé au partenaire.

Sur l’événement, une PLV de type banderole, panneau et un stand peuvent être proposé selon les possibilités du projet réalisé.

Les relations publiques

Une salle ou un espace dédié aux invités du sponsor, une visite guidée explicative peut être proposée.

Une invitation à un événement officiel fait toujours bon effet.

Communication interne

Des photos et des articles peuvent être publiés dans les services de l’entreprise.

Offrir des entrées gratuites ou des pass à tous le personnel.

Offrir une participation à des activités (selon l’événement).

Vous pouvez impliquer des membres du personnel dans la mise en place et la réalisation du projet.

Communication externe

Le sponsor peut utiliser le logo dans sa communication.

Des cadeaux d’entreprise peuvent être distribués.

Toute la publicité ou objets promotionnel peuvent être visible, mis en avant et distribué comme les catalogues, flyers, cd, stylo, casquette…

Des programmes, des entrées ou des places peuvent être aussi offerts.

 

thought-2123970_960_720.jpgAstuce

Il vous faudra envoyer le dossier par mail et par la poste puis rappeler le service concerné pour vous assurer de la bonne réception.

N’attendez pas que l’on vous recontacte pour avoir un retour, insistez jusqu’à obtenir un rendez vous !

Soyez créatif et inventif dans vos démarches, sans en faire trop, pour que l’on se rappel de vous.

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